Denní záznamy - Další záznamy

Video k sekci Další záznamy

Další záznamy

Do této sekce se vkládají ty nejdůležitější záznamy deníku. Kromě osoby zodpovědné za vedení deníku, mohou do této sekce vkládat záznamy i všechny další oprávněné osoby. Nový záznam se vkládá pomocí tlačítka + Přidat záznam.

V okně Přidání dalšího záznamu lze v Popisu uvést text libovolné délky.

Pole Kategorie je navázáno na číselník, který umožní záznamy rozdělit do skupin nebo filtrovat.

Pole Upřesnění slouží k lepšímu označení záznamu pro následné filtrování. Pokud v poli Kategorie zvolíte např. Výzva k převzetí zakrývaných částí, pak do Upřesnění uveďte např. Výztuž základů. Tyto informace pak využijete, pokud budete chtít vyfiltrovat všechny výzvy k převzetí výztuže základů.

K záznamu lze nahrát přílohy jakéhokoliv formátu. Při vkládání příloh doporučujeme přizpůsobit velikost a počet vkládaných příloh kvalitě připojení k internetu. Čím větší soubory budou použity, tím větší problémy se mohou objevit při stahování, resp. nahrávání podepsaného protokolu. Velikost 1 souboru by neměla překročit 30MB.

U Dalších záznamů je vždy uveden Autor a jeho role.

Další záznamy by měl jejich autor také podepsat a tím uzamknout. Pokud nemá podpisový certifikát, je možno nahrát scan podepsaného protokolu a tím záznam uzamknout. Podrobnosti ohledně podepisování protokolů Dalších záznamů jsou popsány v samostatné části.

Další volby záznamu

V záhlaví Dalšího záznamu vpravo je tlačítko Další volby, které nabízí možnosti, co lze se záznamem provést. Nejpoužívanější funkce jsou vytaženy do záhlaví záznamu jako samostatná tlačítka.

Upravit záznam může vždy jen jeho autor, a to jen do té doby, než jej podepíše.

Náhled záznamu - Další záznamy mají svůj vlastní protokol v PDF formátu. Tento protokol se automaticky stává přílohou Denního protokolu. Volbou Náhled záznamu je tento protokol zobrazen v prohlížeči.

Stáhnout k elektronickému podpisu, Nahrát elektronicky podepsaný soubor a Nahrát scan tohoto zápisu souvisí s podepisováním, resp. uzamykáním záznamu a jsou vysvětleny v samostatné části.

Reagovat - pomocí této volby je vytvořena reakce na daný záznam, provázaná s tímto záznamem. Více o této funkcionalitě viz. níže.

Související záznamy - tato volba je neaktivní do doby, než je na daný záznam vytvořena reakce. Slouží k vyvolání vlákna původního příspěvku a všech reakcí k němu náležejících.

Seznam adresátů zprávy umožňuje odeslat notifikaci vloženého záznamu na e-mail kterékoliv Oprávněné osobě. Více viz. níže.

Vytvořit nový úkol pro tento záznam a Úkoly pro tento záznam souvisí s modulem Management úkolů a je popsáno v samostatné části.

Smazat záznam může vždy jen jeho autor, a to jen do té doby, než jej podepíše. POZOR - nelze smazat záznam, na nějž byla vytvořena reakce. V takovém případě je potřeba mazat od konce, tedy nejprve reakce (případně více navázaných reakcí) - vždy od posledního příspěvku po požadovaný a vždy jeho vlastním autorem.

Reagovat a Související záznamy

Při volbě Reagovat buď přes Další volby, nebo přímo tlačítkem v záhlaví záznamu, je zobrazeno okno Záznam, na který chcete reagovat pro editaci reakce. V horní části okna je vždy celý záznam, na který reagujete a pod ním pole pro editaci.

Do pole Popis vloží autor svou reakci.

Obsah polí Název dodavatele, Kategorie a Upřesnění se defaultně přebírá z původního příspěvku.

V poli Datum, kam bude odpověď zapsána nastavuje aplikace automaticky aktuální datum. Datum lze změnit přes ikonu kalendáře - ve zobrazeném kalendáři nabídne aplikace pouze ty dny, do kterých je skutečně možné reakci vložit. Pokud tedy nejsou předchozí dny ještě podepsané, lze reakci vložit do některého z předchozích dnů, maximálně však do dne, ve kterém je příspěvek, na který reagujete.

K reakci je možné vložit jednu nebo více příloh jakéhokoliv formátu.

O vložené reakci na záznam informuje žlutá ikona Související záznamy (uprostřed) a číslovka udává počet reakcí na tento příspěvek. Kliknutím na tuto ikonu (nebo volbu Související záznamy přes Další volby) se zobrazí okno Vlákno reakcí na další záznam

Okno Vlákno reakcí na další záznam zobrazuje všechny záznamy, které spolu nějak souvisí, tedy byly vytvořeny volbou „Reagovat“. V tomto okně je vždy aktuální záznam označen modrým záhlavím a je vidět všechny předcházející i následující záznamy.

Odeslání e-mailu a Seznam adresátů zprávy

Vzhledem k charakteru sekce Další záznamy je často potřeba rychlé reakce druhé strany. Aby se o zápisu příslušná osoba včas dozvěděla, slouží funkce e-mailové notifikace záznamu, která je dostupná přes volbu Seznam adresátů zprávy v menu Dalších voleb.

Zobrazí se okno Další záznamy oznámení se seznamem všech oprávněných osob. Zaškrtnutím prázdného pole vlevo lze poslat zprávu do e-mailu komukoliv ze seznamu, a to i opakovaně.

V seznamu lze otevřít záznam kterékoliv osoby, pro zobrazení e-mailové adresy a jeho role. U osob, kterým byla odeslána notifikace, se navíc zobrazí informace o datu a čase jejího odeslání.

U osob, které byly administrátorem stavby pozváni na stavbu, ale nemají ještě v aplikaci založen účet, je zobrazen červený vykřičník.

O odeslání notifikace informuje fialová ikona „Seznam adresátů zprávy“ v záznamu (viz. obrázek níže), číslovka pak počet osob, kterým bylo oznámení odesláno. Kliknutím na ikonu si zobrazíte okno „Další záznamy oznámení“. U všech adresátů, kteří notifikační e-mail obdrželi, pak bude ikona obálky vlevo vybarvena modře.

Pokud chcete, aby se některým osobám posílaly záznamy vložené do sekce Další záznamy automaticky, pak jim v seznamu „Oprávněné osoby“ v „Identifikační údaje“ zaškrtněte v editačním modu políčko „E-mailové oznámení o přidání dalšího záznamu“.