Modul soupisy provedených prací (dále jen SPP) je určen k vytváření podkladů pro vystavování faktur za práce provedené na stavbě. Každá stavba má položkový rozpočet, kde každá položka představuje určitou práci nebo materiál. Položky mají základní informace jako: textový popis, množství, měrnou jednotku a jednotkovou cenu.

Soupisy provedených prací slouží jako podklad pro průběžnou fakturaci a měly by dokumentovat aktuální stav rozpracovanosti stavby k určitému datu.

V praxi se SPP zpracovávají nejčastěji jednou měsíčně. Velmi výjimečně může být i jiné časové období.

SPP se provádějí na všech úrovních dodavatelské struktury na stavbě. Nejvyšší úroveň je mezi vyšším zhotovitelem (zhotovitelem) a investorem (stavebníkem). Stejně tak ale podzhotovitelé provádějí SPP vůči vyššímu zhotoviteli. Tato hierarchie může mít i větší počet úrovní.

Co Buildary umožňuje a v čem je jeho výhoda

Cílem modulu Soupisy provedených prací, je pokrýt první dvě úrovně dodavatelských vztahů, tedy SPP mezi zhotovitelem a stavebníkem a mezi podzhotoviteli a zhotovitelem.

• Buildary se tedy nezabývá pouze nejvyšším dodavatelským vztahem, kde měsíčně vzniká pouze jeden soupis provedených prací, ale při správném použití zavádí pořádek a systematickou práci i ve vztahu s podzhotoviteli, kde měsíčně vznikají desítky soupisů, a to ještě v několika verzích. Buildary umožňuje spolupracovat všem účastníkům online a na společných datech, čímž komunikaci usnadňuje a zprůhledňuje.

• Buildary podporuje celý proces navrhování SPP a jejich upravování až po jejich schválení a to u všech dodavatelských vztahů.

• Aplikace umožňuje přehledné zadávání SPP, jejich schvalování nebo upravování na úrovni jednotlivých položek. Historie korekcí je viditelná a schválení je prokazatelné u každé jednotlivé položky.

• Výstupem z procesu je soubor ve formátu PDF chráněný elektronickým podpisem proti změnám. Tento soubor obsahuje veškeré informace o provedených pracích a ve svých atributech nese metadata užitečná při příjmu a kontrole v ERP systému.

Buildary umožňuje:

• Libovolný počet stavebníků, zhotovitelů a podzhotovitelů na jedné stavbě.

• Nastavit práva uživatelům tak, že přestože pracují na společných datech jedné stavby, každý vidí pouze svá data a může provádět pouze ty operace, k nimž má oprávnění.

• Časové období soupisů prací může být nastaveno zcela libovolně. Nastavuje jej administrátor stavby a je společné pro všechny účastníky. V případě provázání na jiné aplikace, je ale vhodné respektovat omezení vyplývající z logiky těchto aplikací (např. v RSV nesmí období překračovat hranici jednoho měsíce).

• Každý účastník v daném období vytváří svůj vlastní Zjišťovací protokol (ZP). Tento protokol pak prochází jednotlivými stavy (Návrh, Schvalování, Změna návrhu, Schváleno). Funkce, které mají různí uživatelé k dispozici jsou závislé i na stavu ZP.

• O změnách stavu Zjišťovacího protokolu jsou uživatelé notifikováni E-mailovou zprávou.

• Postupné schvalování soupisů prací po jednotlivých položkách. Každé čerpání položky má svůj stav (Návrh, Schváleno, Schváleno se změnou, Zamítnuto, V jednání), takže některé položky mohou být již schváleny a u jiných ještě může probíhat dohadování o správném množství.

• Uživatelé mají průběžný přehled o tom, jaký objem provedených prací je již schválen a jaký je ještě v procesu schvalování.

• Kdykoli zpětně je možno zobrazit historii daného období a u každé položky zjistit, jaké množství k čerpání bylo navrženo, jak byl tento návrh změněn a jaké množství bylo nakonec schváleno.

Pro koho je modul soupisy provedených prací určen

• Pro investory, kteří chtějí využít moderní způsob komunikace se zhotoviteli.

• Pro zhotovitele, kteří chtějí dostat pod kontrolu soupisy provedených prací svých podzhotovitelů a místo spousty Excelů mít jednu spolehlivou databázi dostupnou všem účastníkům.

• Pro všechny, kteří chtějí zrychlit, zprůhlednit a lépe zdokumentovat proces vykazování a schvalování provedených prací na svých stavbách.