Buildary je možno používat tak, že se Denní protokol vytiskne a podepíše na papíře. V tomto případě se jedná o vedení stavebního deníku v listinné formě. Takovéto využití je možné a v situaci, kdy oprávněné osoby nemají podpisové certifikáty, to může být i docela výhodný postup.

Hlavním cílem aplikace Buildary je vést stavební deník v elektronické formě. Podmínky, za nichž je toho možno dosáhnout jsou popsány v části Legislativa. V této části jsou také vysvětleny pojmy jako kvalifikovaný podpis a podpisový certifikát.

Před tím, než budete podepisovat protokoly z Buildary, ujistěte se, že máte k dispozici podpisový certifikát. K ostrému provozu budete potřebovat kvalifikovaný podpisový certifikát vydaný certifikační autoritou.

Pokud si chcete práci v Buildary a podpis pouze vyzkoušet, nainstalujte si aplikaci Adobe Acrobat Reader DC a v ní si můžete vytvořit vlastní podpisový certifikát (v Acrobat Readeru označovaný jako Digitální ID).

V České republice je možno využít služeb tří certifikačních autorit, z nichž zřejmě nejrozšířenější je Postsignum patřící pod Českou poštu. Certifikát je tak možno získat na každém pracovišti Czech Point. Postup pro získání certifikátu je popsán na jejich stránkách http://www.postsignum.cz/

Prvním podpisem na protokolu Dalšího záznamu se záznam uzamkne. Stejně tak prvním podpisem na Denním protokolu se den uzamkne.

Před podepsáním Denního protokolu je potřeba zajistit podpisy všech záznamů v sekci Další záznamy (pokud nejste jejich autorem). Pokud tato podmínka není splněna, Buildary podpis Denního protokolu odmítne.

Před stažením protokolu k podpisu, doporučujeme data prohlédnou přímo v Buildary a vyřešit veškeré případné nesrovnalosti. Stažení k podpisu volit až když jsou data opravdu k podpisu nachystána.

Postup podepisování protokolu Dalšího záznamu a Denního protokolu je shodný:

• Volbou „Stažení k elektronickému podpisu“ se vygeneruje (pokud neexistuje) nebo stáhne již existující protokol v pdf formátu. Zároveň se záznam nebo den uzamkne tzv. dočasným zámkem symbolizovaným žlutým podtržítkem. Zámek brání všem uživatelům v provádění jakýchkoli změn.
  

  
  
• Soubor otevřete v Adobe Acrobat Readeru DC, kde jej prohlédnete a podepíšete. Podpis provedete tak, že v menu zvolíte „Nástroje“. V okně nástrojů zvolíte „Certifikáty“.

  V panelu nad dokumentem stisknete tlačítko „Digitálně podepsat“. Následně v místě, kde chcete zobrazit podpis, nakreslíte obdélník tažením myši.

  Otevře se okno se seznamem certifikátů, kde si zvolíte správný certifikát.
• Pokud žádný certifikát nemáte, můžete si jej vytvořit volbou „Konfigurujte nové digitální ID“. Průvodce vás provede jeho vytvořením. V následujícím kroku můžete zvolit (nebo upravit) vzhled podpisu a tlačítkem Podepsat provedete podepsání.
• Acrobat Reader vás vyzve k uložení souboru. Doporučujeme ukládat soubory do adresáře, který si speciálně pro tento účel vytvoříte.

  V podepsaném souboru vidíte jednak vizuální značku souboru a také mát k dispozici získat podrobnosti podpisu dvojklikem na tuto značku.

• Podepsaný soubor nahrajete do Buildary volbou „Nahrej elektronicky podepsaný soubor“.

Pokud jste všechny kroky provedli v časovém limitu nastaveném u deníku, pak se soubor uloží a záznam nebo den se permanentně zamkne, tj. změní barvu podtržení na zelenou.

Další osoby mohou protokol následně podepisovat stejným postupem, jako je popsán výše.

Pokud podpis a upload není proveden v časovém limitu, pak se dočasný zámek zruší a uživatelé mohou pracovat dále standardním postupem. Upload po limitu je odmítnut.