Buildary je možno používat tak, že se Denní protokol vytiskne a podepíše na papíře. V tomto případě se jedná o vedení stavebního deníku v listinné formě. Takovéto využití je možné a v situaci, kdy oprávněné osoby nemají podpisové certifikáty, to může být i docela výhodný postup.

Hlavním cílem aplikace Buildary je vést stavební deník v elektronické formě. Podmínky, za nichž je toho možno dosáhnout jsou popsány v části Legislativa. V této části jsou také vysvětleny pojmy jako kvalifikovaný podpis a podpisový certifikát.

Před tím, než budete podepisovat protokoly z Buildary, ujistěte se, že máte k dispozici podpisový certifikát. K ostrému provozu budete potřebovat kvalifikovaný podpisový certifikát vydaný certifikační autoritou.

Pokud si chcete práci v Buildary a podpis pouze vyzkoušet, nainstalujte si aplikaci Adobe Acrobat Reader DC a v ní si můžete vytvořit vlastní podpisový certifikát (v Acrobat Readeru označovaný jako Digitální ID).

V České republice je možno využít služeb tří certifikačních autorit, z nichž zřejmě nejrozšířenější je Postsignum http://www.postsignum.cz/ patřící pod Českou poštu. Certifikát je tak možno získat na každém pracovišti Czech Point. Postup pro získání certifikátu je popsán na jejich stránkách.

Pokud provedete instalaci certifikátu do úložiště Windows, ušetříte si pracnost s opakovaným zadáváním přístupového hesla při vytváření podpisu.

Prvním podpisem na protokolu Dalšího záznamu se záznam uzamkne. Stejně tak prvním podpisem na Denním protokolu se den uzamkne.

Pozor! Pokud podepisujete, a tedy uzamykáte první denní protokol, dejte si pozor, aby se jednalo opravdu o první den v deníku. Po zamčení prvního dne již nebudete schopni před tento den vložit žádné denní záznamy!!! Ještě jinými slovy: Data se mohou vkládat v libovolném pořadí, ale podepisovat, a tedy zamykat dny se musí vždy postupně, počínaje prvním dnem vedení stavebního deníku.

Před podepsáním Denního protokolu je potřeba zajistit podpisy všech záznamů v sekci Další záznamy. Pokud tato podmínka není splněna, Buildary podpis Denního protokolu odmítne.

Denní protokol musí jako první podepisovat osoba vedoucí stavební deník tedy s právy na Pravidelné záznamy.

Před stažením protokolu k podpisu, doporučujeme si data prohlédnou přímo v Buildary a vyřešit veškeré případné nesrovnalosti. Stažení k podpisu volit až když jsou data opravdu k podpisu nachystána.

Postup podepisování protokolu Dalšího záznamu a Denního protokolu je shodný:

1. Volbou „Stažení k elektronickému podpisu“ se vygeneruje (pokud neexistuje) nebo stáhne již existující protokol v pdf formátu. Zároveň se záznam nebo den uzamkne tzv. dočasným zámkem symbolizovaným žlutým podtržítkem. Zámek brání všem uživatelům v provádění jakýchkoli změn.
   

   
   
2. Soubor otevřete v Adobe Acrobat Readeru DC, kde jej prohlédnete a podepíšete. Podpis provedete tak, že v menu zvolíte „Nástroje“. V okně nástrojů zvolíte „Certifikáty“.

   V panelu nad dokumentem stisknete tlačítko „Digitálně podepsat“. Následně v místě, kde chcete zobrazit podpis, nakreslíte obdélník tažením myši.

   Otevře se okno se seznamem certifikátů, kde si zvolíte správný certifikát.

   Pokud žádný certifikát nemáte, můžete si jej vytvořit volbou „Konfigurujte nové digitální ID“. Průvodce vás provede jeho vytvořením. V následujícím kroku můžete zvolit (nebo upravit) vzhled podpisu a tlačítkem Podepsat provedete podepsání. Acrobat Reader vás vyzve k uložení souboru. Doporučujeme ukládat soubory do adresáře, který si speciálně pro tento účel vytvoříte.

   V podepsaném souboru vidíte jednak vizuální značku souboru a také mát k dispozici získat podrobnosti podpisu dvojklikem na tuto značku.

3. Podepsaný soubor nahrajete do Buildary volbou „Nahrej elektronicky podepsaný soubor“.

   Pokud jste všechny kroky provedli v časovém limitu nastaveném u deníku, pak se soubor uloží a záznam nebo den se permanentně zamkne, tj. změní barvu podtržení na zelenou.

Další osoby mohou protokol následně podepisovat stejným postupem, jako je popsán výše.

Pokud všechny tři kroky nebudou provedeny v časovém limitu pro podpis, pak se dočasný zámek zruší a uživatelé mohou pracovat dále standardním postupem.

Pokud oprávněná osoba nemá k dispozici podpisový certifikát, pak je možno zvolit náhradní řešení.

1. V sekci Další záznamy vytvoříme nový záznam, do nějž napíšeme požadovaný text, protokol vytiskneme a podepíšeme v listinné formě.
2. S listinou zajdeme na pracoviště Czech Point nebo k notáři, kde necháme provést autorizovanou konverzi do elektronické formy. Takto vytvořený pdf soubor má právní váhu shodnou s originálem v listinné formě.
   
3. PDF dokument nahrajete volbou „Nahraj skenovaný soubor“. Záznam se takto zamkne. Soubor se stane automaticky přílohou denního protokolu.